Uansett om du har tenkt å bruke sommeren på å reise Norge rundt eller å gro fast på balkongen din, bør du ta pause fra å lese e-post. Men før du bytter ut jobbantrekket med bikini og sololje og legger jobb-PC-en i en skuff, må du huske å informere kolleger og kunder om at du ikke er tilgjengelig.
Det vanlige er å skrive et såkalt autosvar på e-post, også kalt en fraværsmelding. Det er mange måter å gjøre det på, men det viktigste er å være tydelig og profesjonell. Du vil ikke at mottakeren skal stå igjen med ubesvarte spørsmål.
Her er noen tips til hvordan du bør skrive autosvaret ditt.
Skriv kort
Et autosvar blir som regel ikke lest, men noen ganger inneholder det kontaktinformasjon mottakeren trenger. Sørg for at den er lett å finne. Få ting er mer irriterende enn å måtte pløye gjennom noens livshistorie for å finne et telefonnummer.
Skriv når du er tilbake
I de fleste tilfeller er dette det eneste mottakeren lurer på. Sørg for at det kommer tydelig frem.
Vær formell og grundig
Autosvaret skal ikke bare passe til kollegaen ved nabopulten som du har en fleipete tone med, men også til toppsjefen eller en kunde. Derfor er det viktig at autosvaret er saklig og formelt. Like viktig er det at du leser nøye gjennom, og kontrollerer at det ikke er skrivefeil noe sted.
Vær tydelig
Å skrive at du sjekker e-post sporadisk kan skape usikkerhet hos mottakeren. Når kan de egentlig forvente et svar fra deg? Hvis det ikke er et alternativ å logge helt av, kan det være bedre å oppgi en konkret kontaktmåte for henvendelser som haster, slik som: “Hvis det haster, send en sms”
Hvis du har noen å henvise til, gjør det
Verden stopper ikke opp selv om du er på ferie. Problemer oppstår selv i ferietider, så hvis du har noen å henvise til for akutte tilfeller, gjør det. Husk å sjekke av med personen du henviser til for å forsikre deg om at vedkommende er tilgjengelig imens du er borte.
Ikke glem en engelsk versjon
Har du kontakt med mennesker utenfor Norge, bør du også skrive autosvaret ditt på engelsk.
Eksempel på autosvar
Hei,
Takk for e-posten din. Jeg har for tiden sommerferie, og er tilbake på jobb 1. august.
Dersom det haster, vennligst kontakt [email protected] / vennligst send en sms på tlf. xxx.
God sommer!
Trenger du ny jobb etter sommeren? Registrer deg hos Manpower og søk på hundrevis av jobber.
